Intégration Client - Processus Simplifié avec ENSOVO

Lors de cette première étape, notre objectif est d'établir un premier contact constructif avec vous afin de comprendre votre activité, vos enjeux logistiques et vos attentes. Cette phase est essentielle pour établir les bases d'une collaboration solide et adaptée à vos besoins spécifiques.

Nous commençons par organiser un entretien exploratoire au cours duquel nous échangeons sur plusieurs aspects clés de votre entreprise :

• La nature de vos produits (taille, poids, conditions de stockage, fragilité, DLV, etc.)
• Le volume de vos commandes mensuelles
• Vos marchés cibles (national, international, B2B ou B2C)
• Vos exigences spécifiques en matière de livraison (express, standard, conditions particulières)
• Vos attentes en matière de reporting et d'analyse des performances

Cette étape permet de déterminer si nos solutions répondent à vos besoins opérationnels. Nous vous présentons également nos infrastructures (entrepôts, technologies utilisées, processus de gestion des stocks) et nos méthodes de travail afin de vous assurer de la fiabilité et de l'efficacité de nos services.

À l’issue de cette rencontre, nous proposons un audit logistique préliminaire pour identifier les points d’amélioration possibles, réduire vos coûts et optimiser vos flux. Cette évaluation constitue la base sur laquelle nous bâtirons notre future collaboration.

Une fois vos besoins bien définis, nous vous transmettons une offre personnalisée détaillant chaque aspect de notre collaboration. Cette offre tarifaire est calculée en fonction de plusieurs facteurs, notamment :

• Le volume d’articles à stocker et les dimensions spécifiques des marchandises
• La complexité des processus de préparation des commandes
• Les frais liés à l'emballage, à l'étiquetage et aux procédures de contrôle qualité
• Les services spécifiques liés aux produits sensibles, périssables ou soumis à réglementation

Nous proposons également des options de tarification flexibles pour nous adapter à l’évolution de vos besoins et de votre activité.

Une fois cette offre validée, nous procédons à la rédaction d’un contrat de partenariat formalisant l’ensemble des engagements des deux parties. Ce document encadre :

• Les niveaux de service attendus (SLA)
• Les délais de traitement des commandes
• Les responsabilités en matière de gestion des stocks
• Les conditions générales de facturation
• La gestion des litiges et des éventuels retours clients

Cette étape marque le début officiel de notre collaboration.

Dès la signature du contrat, nous mettons à votre disposition une équipe d’intégration spécialisée pour vous accompagner dans la mise en place de votre solution logistique. Vous serez également assigné à un responsable de compte dédié, qui deviendra votre interlocuteur privilégié tout au long de notre partenariat.

Cette équipe est chargée de :

• Planifier l’intégration en collaboration avec vos équipes internes
• Organiser des réunions de suivi régulières pour s'assurer que le projet avance selon le calendrier convenu
• Anticiper les défis techniques ou opérationnels et proposer des solutions adaptées
• Assurer une formation complète sur nos systèmes et outils

Des sessions de travail collaboratif sont également mises en place pour garantir que toutes les parties prenantes maîtrisent les processus et les outils mis à disposition. Notre objectif est de garantir une transition fluide, sans interruption de vos opérations.

Cette étape est cruciale, car elle définit précisément les modalités opérationnelles de notre collaboration. Nous élaborons deux documents clés :

• Le cahier des charges technique : Ce document définit les flux informatiques, les processus de communication entre vos outils existants (ERP, OMS, WMS, Plateforme E-commerce) et nos systèmes, ainsi que les paramétrages techniques nécessaires à une intégration sans faille.
• Le cahier des charges opérationnel : Il décrit en détail les procédures de gestion des flux physiques, notamment la réception des marchandises, le stockage, la préparation des commandes, l’expédition, ainsi que la gestion des retours et des litiges.

Les principales étapes couvertes incluent :

• La définition des procédures de contrôle qualité à la réception des marchandises
• L’organisation des emplacements de stockage en fonction des particularités des produits
• La planification des flux d’expédition selon vos exigences commerciales

Nous réalisons également des tests d’intégration pour vérifier que la synchronisation des données entre vos systèmes et nos outils fonctionne parfaitement.

La transition physique de vos marchandises vers nos entrepôts est organisée de manière à éviter toute interruption de vos activités commerciales. Cette étape comprend plusieurs actions clés :

• Planification de la relocalisation : Organisation des transports pour déplacer vos stocks en toute sécurité, en coordination avec vos équipes.
• Réception des marchandises : Nos équipes assurent le contrôle qualitatif et quantitatif de chaque article à son arrivée dans nos entrepôts.
• Enregistrement dans le WMS : Chaque produit est scanné et enregistré dans notre système pour assurer une traçabilité optimale.
• Mise en stock : Vos articles sont stockés selon un plan d’implantation optimisé, en respectant les contraintes spécifiques à vos produits (DLV, fragilité, conditions de stockage particulières).

Durant cette phase, nous assurons un suivi en temps réel de chaque étape et vous tenons informé de l’avancée du transfert, afin de minimiser tout risque d’interruption de service.

Avant de lancer officiellement les opérations, nous procédons à une phase de validation minutieuse. Il s'agit de s'assurer que tous les processus définis dans le cahier des charges ont été mis en place correctement et fonctionnent comme prévu.

Nos actions comprennent :

• La réalisation de commandes tests pour valider l'ensemble des flux de préparation et d'expédition
• La vérification des données d'inventaire pour garantir leur conformité
• La confirmation du bon fonctionnement des intégrations informatiques (API, EDI, etc.)
• La validation des procédures de gestion des retours et des éventuelles exceptions

Cette phase permet d’effectuer les derniers ajustements nécessaires avant le lancement officiel de vos opérations. Notre équipe s’assure que toutes les parties prenantes sont prêtes et que vos clients bénéficieront d’un service de qualité dès le premier jour.

Une fois toutes les vérifications effectuées avec succès, nous passons au lancement opérationnel de vos activités logistiques. Vos commandes sont alors prises en charge de manière automatisée et optimisée par nos équipes.

Le processus de gestion des commandes comprend :

• La réception des commandes en temps réel via nos systèmes connectés à vos canaux de vente
• La préparation des commandes selon vos exigences (conditionnement, étiquetage spécifique, gestion des DLV, …)
• L’expédition via les transporteurs sélectionnés, avec un suivi en temps réel des livraisons
• La gestion des retours clients selon vos procédures spécifiques

Dès le lancement, vous avez accès à un suivi personnalisé vous permettant de suivre les indicateurs opérationnels (taux de préparation, délais d'expédition, gestion des stocks).

Nous restons à votre disposition pour effectuer des ajustements, répondre à vos questions et vous accompagner dans l’évolution de vos besoins logistiques.